1898年為歡迎新任臺灣總督兒玉源太郎（1852-1906）及民政局長後藤新平（1857-1929），並歡送臺北縣知事橋口文藏（1853-1903），歷經數次在臺北淡水館召開的籌備會議之後，決定於1898（明治31）年4月30日下午1點於臺北圓山公園舉辦「官民大懇親會」，此為臺灣1898年上半年度之大事盛會。為了籌辦此會還成立了委員會，由立見尚文（1845-1907，臺灣總督府軍務局局長）擔任委員長，下設「設計」、「經理」、「餘興」、「警備」等四個部門，各部門皆設若干委員，共同來策畫辦理此一大懇親會。各部委員及負責人幾乎全為來臺之日本要員，僅在負責人為南部茂時（「臺灣兵器修理所」所長、陸軍少佐）所負責的「餘興」部門中，有幾位任臺北縣參事的臺灣士紳，如李春生（1838-1924）、蔡達卿（1854-1903）、葉為圭（1854-1905）、李秉鈞（1873-1904）、王慶忠（1856-1925）等名列其中。
「官民大懇親會」需收費入場，入場需繳會費金2圓。依臺灣總督府任用今村巳之助的資訊為參考比較，當時其月薪為25圓。由此可見此入場費用並不便宜。而當時委員會計畫以1500圓作為餘興及料理費用的預算，並由艋舺、大稻埕、城內等三區，每區各500圓分配負責辦理。另有白鹿及伊東惠比壽啤酒等商社贊助了相當數量的日本酒及啤酒供會場使用。
「官民大懇親會」依規劃會在各主要賓客要員入場時會鳴禮炮歡迎，計鳴放19響禮炮。而在進行致詞與儀式性的會程之後，將以園遊會形式讓與會者同歡，會場設置有主表演舞臺區，安排歌、舞、三味線、太鼓等演出。園內特設有12個飲食店，提供烤雞肉串、握飯、壽司、醃蘿蔔、湯品、火腿、三明治、冰品、啤酒與酒等食物跟飲料。
據1898（明治31）年5月6日《臺灣新報》之〈官民懇親會餘錄〉的報導記載，當日會場滿山新綠，入口處圓山公園綠門掛上了「來賓萬歲」額板歡迎賓客，會中由官民懇親會總代、《臺灣新報》社長山下秀實（1847-1930）向兒玉總督致祝辭，即將離臺的橋口知事及夫人於圓山公園手植玉蘭木及孟宗竹留念，現場賓主盡歡，可謂天時地利人和三者兼備。